Thủ thuật văn phòng

Tạo file pdf thật nhanh chóng và đơn giản

Chắc hẳn bạn đã từng đọc qua các Ebook được lưu hành miễn phí trên mạng và hầu hết chúng đều mang định dạng pdf (Portable Document Format) do Adobe phát triển. Ưu điểm của các Ebook này là tính tương thích rất cao trong việc thể hiện nội dung văn bản bằng ngôn ngữ và hình ảnh (các định dạng, font chữ, hình ảnh) dù máy tính của bạn không hề tồn tại những thành phần hỗ trợ.

Tuy nhiên để tạo được các định dạng này thì không mấy đơn giản, nếu dùng các phần mềm để chuyển đổi qua lại giữa các định dạng thì vấn đề thiếu sót hoặc làm mất đi tính nguyên gốc trong file là điều khó tránh khỏi. Để thuận tiện hơn cho công việc của mình bạn có thể sử dụng chương trình “độc nhất vô nhị” Pdf24 với chức năng tạo file pdf từ mọi nguồn gốc hoặc ứng dụng có trên máy bạn.

Cách thức sử dụng khá đơn giản, sau khi được cài đặt chương trình sẽ tích hợp một máy in ảo Pdf24 vào hệ thống của bạn, bất kỳ lúc nào bạn muốn tạo một định dạng pdf bạn chỉ việc nhấn vào lệnh Print trong bất kỳ ứng dụng nào có hỗ trợ lệnh Print (Word, Excel, Powerpoint, Web, Windows Explore…) sau đó chọn máy in mang tên Pdf24 trong cửa sổ vừa xuất hiện rồi nhấn OK để chấp nhận.

File Pdf sau khi tạo bằng Pdf24

Lúc này chương trình sẽ đưa bạn đến giao diện làm việc chính của PDF24, tại đây bạn hãy chọn ngôn ngữ là “English” để dễ dàng hơn trong các bước thao tác. Để xem trước kết quả sau khi bạn đã tạo file pdf như thế nào, hãy bấm vào tuỳ chọn Show pdf (yêu cầu máy bạn phải có một trình đọc pdf có trên máy thì mới có thể xem được). Khi nào muốn tạo file pdf bạn hãy bấm vào tùy chọn Save PDF rồi nhập tên fille và đường dẫn muốn lưu vào. Cuối cùng bấm nút Save để chương trình bắt đầu thực hiện các thao tác tạo file pdf.

Ý nghĩa quan trọng khi bạn sử dụng chương trình chính là việc tạo file pdf thuận tiện hơn bao giờ hết vì chương trình đã luôn được tích hợp vào hệ thống và bạn có thể sử dụng mọi lúc khi cần thiết. Ngoài ra, file sau khi đã tạo sẽ được “giữ nguyên gốc” từ các định dạng, font chữ, hình ảnh và nhỏ gọn hơn so với các chương trình tạo file pdf khác.

Chương trình Pdf24 hiện có phiên bản 1.2.4 với dung lượng 7,24 MB tương thích tốt với các hệ điều hành Windows 9x/Me/2000/Xp. Bạn có thể tải phiên bản miễn phí của chương trình này về từ địa chỉ: http://www.pdf24.org/download/pdf24.exe.

Thủ thuật Office

Chia bảng nhanh chóng trong Word

Mất kha khá thời gian để hoàn tất việc nhập liệu và trang trí cho bảng tính, bạn chợt nhớ cần phải chia nó thành hai bảng riêng biệt. Thật tốn thời gian nếu phải tạo một bảng mới rồi nhập liệu từ đầu. Ngay cả “phương án” cắt/dán cũng chẳng khả quan cho lắm. Đây là cơ hội để bạn sử dụng phím tắt tuyệt vời sau.

Hãy bôi đen dòng sẽ nằm ở vị trí đầu trong bảng mới, rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + Enter. Bảng giờ đã được chia thành hai bảng nhỏ rồi đấy. Phím tắt này chỉ có thể chia bảng theo chiều ngang, do vậy, bạn có thể phải thực hiện một số điều chỉnh nhỏ. Khi cần quay lại định dạng cũ, bạn chỉ việc xóa khoảng trống giữa hai bảng.

Bỏ phần chú dẫn biểu đồ trong Excel

Hãy tưởng tượng một chút, khi bạn tạo một biểu đồ trong Excel chỉ với một thông số dữ liệu thì việc để phần chú dẫn là không cần thiết. Để loại bớt “phần thừa” này, bạn có thể click chuột phải lên biểu đồ, vào phần Chart Options > Chart Legend, bỏ dấu tick trước mục Show legend. Đơn giản và nhanh chóng hơn, hãy click trực tiếp lên phần chú dẫn rồi nhấn Delete. Cũng với cách làm tương tự, bạn có thể chỉnh sửa, bỏ màu nền và các trục theo ý muốn.

“Hô biến” cột khỏi bảng tính

Khi in, bạn không nhất thiết phải in toàn bộ dữ liệu trên bảng tính. Với những dữ liệu chỉ cần cho việc tính toán, không “dính” đến nội dung, hãy “hô biến” chúng trước khi in. Một số người lựa chọn phương pháp cách ly phần dữ liệu tính toán ở một khu vực hoặc sheet khác. Sau đó, chỉ chọn những nội dung quan trọng để in bằng cách bôi đen. Tuy nhiên, nhược điểm của cách làm này là tốn không ít thời gian để chuyển đổi giữa các sheet.

Cách đơn giản nhất là “úm ba la” biến các cột ra khỏi bảng tính. Chúng chỉ tạm thời “tàng hình” nên không hề ảnh hưởng đến dữ liệu, kết quả tính toán. Đầu tiên, bạn hãy chọn những cột cần “tàng hình”, click phải chuột lên phần tên của các cột rồi chọn Hide. Ngay lập tức, những cột được chọn đã “bốc hơi”. Khi cần chỉnh sửa, bạn bôi đen những cột ở hai bên phần hiện đang ẩn. Ví dụ, bạn sẽ chọn cột B và E nếu cần “lôi ra ánh sáng” cột C và D, click chuột phải lên những cột được bôi đen và chọn Unhide.

Thao tác tương tự nếu bạn muốn giấu các dòng. Ngoài ra, một số phím tắt như Ctrl + 0 giúp giấu cột, Ctrl + 9 để giấu dòng, Ctrl + Shift +) tương đương với lệnh Unhide dành cho cột và Ctrl + Shift + (sẽ giải cứu những dòng đang ẩn mặt.

TTO

Hướng dẫn trực tuyến dùng Office 2007 miễn phí

Tiếp theo sau việc trình làng bộ công cụ văn phòng Office 2007, Microsoft tiếp tục đẩy mạnh “quảng bá” cho Office 2007 đến với người dùng bằng cách cho ra mắt cổng thông tin hỗ trợ sử dụng Office 2007 trực tuyến và hoàn toàn miễn phí.

Cổng thông tin mang tên “Microsoft Office System Learning Portal” này có giới hạn thời gian truy xuất nhất định. Do đó, người dùng nên cập nhật sớm những khóa học được cung cấp miễn phí hỗ trợ về Office 2007 tại đây theo 3 dạng đối tượng: người dùng tại gia và văn phòng, người dùng chuyên nghiệp trong lĩnh vực IT, các lập trình viên – chuyên viên phát triển phần mềm.

Các tài liệu cũng tùy theo 3 nhóm đối tượng mà có nội dung khác nhau. Người dùng cũng có thể tải sách E-reference về máy từ Microsoft Press (một phần trong Microsoft Office System Learning Portal). Ba nhóm đối tượng này sẽ có quyền truy xuất dữ liệu sau khi đồng ý đăng ký 90 ngày miễn phí (riêng nhóm lập trình viên – chuyên viên phát triển phần mềm sẽ được thời hạn 1 năm miễn phí).

Tài liệu của công thông tin này giúp người dùng hiểu biết về những tính năng mới của từng tiện ích trong công cụ Office 2007. Cách áp dụng và quản lý thích hợp được phân chia khá bài bản. Tham khảo Microsoft Office System Learning Portal 2007 tại đây.

QTM

Thay đổi một số tùy chọn trong MS Word

MS Office luôn thiết lập một số tính năng cơ bản cho người dùng, nhưng cũng có phần tùy chọn (Option) có thể thay đổi một số tính năng phù hợp do người dùng tự đặt. QuanTriMang.com xin giới thiệu cách thay đổi một số tùy chọn như sau:

Bỏ chế độ tự động điền số thứ tự và ký tự đầu dòng tự động

Trong 1 vài trường hợp có thể bạn không muốn dùng chế độ khi xuống dòng MS Word tự động nhập số thứ tự hoặc ký tự đầu dòng, có thể dùng phím tắt Ctrl + Z để bỏ tạm thời chế độ này. Bạn cũng có thể đặt bỏ hẳn chế độ này, cách làm như sau:

1. Vào Tools / AutoCorrect Options…

$Tools \ AutoCorrect Options…$

2. Xuất hiện hộp thoại AutoCorrect, chọn thẻ AutoFormat As You Type:

Bạn bỏ đánh dấu lựa chọn ở 2 dòng:
- £ Automatic bulleted lists
- £ Automatic numbered lists

3. Tiếp tục chọn thẻ AutoFormat

Bạn cũng bỏ 2 đánh dấu lựa chọn ở 2 dòng:
- £ Automatic bulleted lists
- £ Other paragraph styles.

4. Chọn nút OK

Thay đổi đơn vị đo chiều dài trong Office

1. Vào Tools / Options…

2. Xuất hiện hộp thoại Option, chọn thẻ General:

Tại vùng Measurement units, bạn chọn loại đơn vị thường dùng.
- Inches: Đơn vị đo chiều dài của Anh (1inch = 2.54cm)
- Centimeters: cm
- Millimeters: mm
- Points: Thường được viết tắt là pt, 72 pt xấp xỉ bằng 1 inch. Cỡ chữ thường được biểu diễn bằng đơn vị pt.
- Picas: Là đơn vị đo lường xấp xỉ bằng 1/6 inch, hoặc 12 point. Pica được dùng để mô tả các kích thước theo chiều dọc và chiều ngang trên trang.

3. Chọn OK

Đặt chế độ tự động sao lưu dữ liệu.

1. Vào Tools / Options…

2. Xuất hiện hộp thoại Options, chọn thẻ Save:

Bạn đánh dấu lựa chọn R Save AutoRecover info every: Đặt thời gian tự động lưu dữ liệu (Trên ảnh đặt: cứ 10 phút MS Word sẽ tự động lưu dữ liệu lại).

3. Chọn nút OK.

Bỏ chế độ kiểm tra chính tả, từ ngữ tiếng Anh

MS Word mặc định sau khi cài đặt luôn hiển thị chế độ kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp tiếng Anh cho bạn bằng những gạch chân màu đỏ và màu xanh dưới từ ngừ. Khi gõ tiếng Việt có thể sẽ làm bạn khó chịu, cách bỏ như sau:

1. Vào Tools / Options…

2. Xuất hiện hộp thoại Option, chọn thẻ Spelling & Grammar

Bạn bỏ dấu lựa chọn ở 3 dòng như sau:
- £ Check spelling as you type
- £ Check grammar as you type
- £ Check grammar with spelling.

3. Chọn nút OK

Ẩn / hiện đường viền bao quanh văn bản

1. Vào Tools / Options…

2. Xuất hiện hộp thoại Option, chọn thẻ View:

- £ Text boundaries: Ẩn đường viền bao quanh văn bản.
- R Text boundaries: Cho hiển thị đường viền bao quanh văn bản.

QTM

Sử dụng hiệu ứng lật góc ảnh trong Corel Draw

Về chỉnh sửa ảnh, Corel Draw không bằng Photoshop. Nhưng Corel cũng có thể tạo được khá nhiều hiệu ứng khi chỉnh sửa ảnh bitmap tương tự Photoshop mà vẫn không kém phần hiệu quả!

Tuy nhiên, bạn lưu ý rằng Corel chỉ tạo ra đối tượng vẽ là những ảnh véc-tơ, do đó nếu muốn sử dụng những hiệu ứng của ảnh bitmap bạn phải chuyển chúng qua dạng bitmap bằng lệnh Bitmaps > Convert to bitmap. Mời bạn thử dùng, hiệu ứng lật góc ảnh bằng Corel Draw.

Tại giao diện làm việc của Corel, bạn bấm nút Import hoặc vào File > Import, chọn một tấm ảnh có định dạng bất kỳ (có trong máy tính của bạn) rồi bấm nút Import. Để đưa ảnh vào màn hình Corel một cách cân đối với nguyên bản của tấm ảnh cũng như được canh lề trong màn hình Corel, bạn bấm nút Enter.

Bấm chọn ảnh, bạn vào Bitmaps > 3D Effects > Page Curl.

Hình 1

Hộp thoại Page Curl mở ra, cho biết bạn sẽ chọn uốn cong tấm ảnh tại góc nào qua 4 biểu tượng ở giữa bên trái. Vùng Direction cho bạn lựa chọn hướng uốn góc theo hướng thẳng lên (Vertical) hay uốn ngang (Horizontal). Trong vùng Paper, bạn có thể cho góc lật của mình mờ đục (Opaque) hay (Transparent). Vùng Color cho bạn thấy màu của góc lật (Curl) và màu của nền phía sau (Background) qua việc chọn màu trong 2 ô màu đó. Hai thanh trượt Width % và Height % bên dưới cho phép bạn định các tham số để “lật” các góc của tấm ảnh. Nếu bạn kéo dài mũi nhọn của góc lên cạnh của tấm ảnh thì đó chính là giá trị phần trăm của Width. Còn Height chính là giá trị tính từ đỉnh của góc lật khi chưa lật đến chân góc lật. Ngoài ra, nếu bạn muốn tìm màu giống với một trong các màu của tấm ảnh chính thì dùng công cụ Eyedropper nằm bên cạnh 2 ô màu đó để chọn (xem hình 1).